GREECE THE GREEK RISM OFFICE: DESCRIBING BYZANTINE MUSIC-RELATED RESOURCES AND OTHER PROJECTS

• Published in: Fontes Artis Musicae Vol. 68; no. 3; pp. 256 - 266
• Main Authors: Aslanidi, Maria, Bazmadelis, Aris, Ioannidou, Arsinoi
• Format: Journal Article Trade Publication Article
• Language: English
• Published: Hilverman International Association of Music Libraries, Archives, and Documentation Centres (IAML) 01.07.2021; International Association of Music Libraries, Archives and Documentation Centres
• Subjects: Aims and objectives; Archives & records; Arts organizations; Bibliographic control; Byzantine civilization; Corresponding Editors; Documentation; Libraries; Metadata; Music; Musicology; Software; Greece
• ISSN: 0015-6191

Documenting Byzantine and post-Byzantine music sources in an online MARC-based system tailored to accommodate bibliographic and authority metadata primarily of Western art music is an unprecedented endeavor. The effort requires reliable information and methodical procedures to locate the music sources; it entails different expertise to analyse and identify the music pieces; it involves certain skills to organise the thesaurus of new terms extracted from the music manuscripts, and it involves deep knowledge of encoding music metadata. Additionally, the enrichment of the host institutions’ authority records, with the purpose of expressing more attributes and relationships, is considered necessary, in order to create a functional guide serving as a prior stage to locate fonds-and-collections-related information in the database. To accomplish all of the above, the customisation and further development of the software is essential, with the aim of handling metadata according to current bibliographic and authority data models, and as a result, to respond effectively to the user’s needs. This article refers to certain pilot projects undertaken by the Greek RISM Office using MUSCAT, RISM’s central cataloguing program. It highlights all challenges, issues, and accomplishments regarding the encoding of Byzantine and post-Byzantine archival music resources, as well as authority metadata of music-related holding institutions in Greece. La documentation des sources musicales byzantines et post-byzantine dans un système en ligne basé sur du MARC, conçu pour gérer les métadonnées bibliographiques et d’autorité, est une entreprise sans précédent. Ce travail requiert des informations fiables et des procédures méthodiques pour localiser les sources musicales ; des expertises différentes pour analyser et identifier les pièces musicales ; certaines compétences pour organiser un thésaurus de nouveaux termes extraits des manuscrits musicaux, ainsi qu’une connaissance profonde de l’encodage des métadonnées musicales. En outre, l’enrichissement des notices d’autorité de l’institution d’accueil, dans le but de fournir plus d’attributs et de relations, est nécessaire pour créer un guide fonctionnel, servant de première étape pour localiser les informations sur les fonds et collections dans la base de données. Pour réaliser cela, l’adaptation et de nouveaux développements du logiciel sont nécessaires pour gérer des métadonnées de manière conforme aux modèles de données bibliographiques et d’autorité actuels, et ainsi, de répondre aux besoins des usagers. Cet article renvoie à certains projets pilotes portés par le bureau RISM grec et utilisant MUSCAT, le programme central de catalogage du RISM. Il met en lumière les défis, les enjeux et les réalisations ayant trait à l’encodage des archives musicales byzantines et post-byzantines, ainsi que des données d’autorité des institutions grecques conservant des fonds musicaux. Die Dokumentation byzantinischer und post-byzantinischer Musikquellen in einem MARCbasierten Onlinesystem, das darauf zugeschnitten ist, die Erfassung bibliografischer Meta-sowie Normdaten hauptsächlich westlicher Kunstmusik zu ermöglichen, ist ein beispielloses Unterfangen. Es erfordert verlässliche Informationen und methodische Vorgehensweisen zum Auffinden der Musikquellen. Notwendig ist auch die spezielle Expertise, Musikstücke zu analysieren und zu identifizieren, die Fähigkeit, einen Thesaurus mit neuen Begriffen zu organisieren, die aus den Musikmanuskripten abgeleitet wurden sowie - nicht zuletzt - ein fundiertes Wissen über die Kodierung von Musikmetadaten. Darüber hinaus wird die Anreicherung der Normdatensätze um mehr Attribute und Beziehungen durch die teilnehmenden Institutionen als essenziell angesehen, damit ein funktionaler Leitfaden entsteht, der als Einstiegsmöglichkeit zum Auffinden von bestands- und sammlungsbezogenen Informationen in der Datenbank dient. Dafür ist die Anpassung und Weiterentwicklung der Software unabdingbar und dient dem Ziel, Metadaten nach aktuellen bibliografischen und Normdatenmodellen bearbeiten zu können und damit effektiv auf die Bedürfnisse der Nutzer einzugehen. Dieser Artikel bezieht sich auf bestimmte, vom griechischen RISM-Büro durchgeführte Pilotprojekte, bei denen MUSCAT, das zentrale Katalogisierungsprogramm von RISM, genutzt wurde. Er behandelt alle Herausforderungen, Probleme und Errungenschaften in Bezug auf die Kodierung byzantinischer und post-byzantinischer Musikressourcen sowie die Normdaten von Institutionen mit Musikbeständen in Griechenland.